資料の中の”表”を分かりやすく説明するコツとは？【大阪/マンツーマン話し方教室】
ご覧いただきまして、ありがとうございます。
ビジネスパーソンのための「声と話し方の教室™」講師の砂川顕子です。
今回は、セミナーや会議などで
「資料を使って説明する場面」でのことを書いていきます。
仕事の資料では、よく
「表」にまとめることがあると思います。
「表」にまとめてあることを
「言葉で分かりやすく」説明するのは、
頭を使いますし、難しいんですよね。
そこで、
どう説明すれば分かりやすくて話せて、聞いてもらえるのか
コツをご紹介します。
では、以下の表を
言葉で説明するときを考えましょう。
これは、
聞き手も同じ表を見ている場合でも、
何も見ずに話だけ聞いている場合でも、
どちらを想像していただいてもかまいません。
例題：カルチャースクールの講座スケジュール表
上の表を、言葉で説明するとき、
皆さんは、何から話し始められるでしょうか。
分かりにくい説明の例
『月曜日の午前は書道、夜間はダンス、
火曜日の午前はカラオケ、午後は茶道、夜間はダンス
水曜日は、休校日、
木曜日の午前は茶道、午後は書道、夜間はカラオケ、
・・・』
上記のように、
いきなり表の中身から話し始めてしまう方が
よくいらっしゃいます。
表の中身を
「声」でなぞっているだけの状態ですね。
このような説明なら、
もし聞き手も同じ表を見ているのであれば
口頭で説明する必要もなく、
表を見て理解してもらえば済むことですね。
また、聞き手が表を見ていない状況であれば、
話だけ聞いていても、きっと意味が分からないでしょう。
表を説明する場合には、
表を構成する「大枠の情報」「骨子となる情報」から
先に言うとよいです。
1.表の大枠（骨子となる）情報を先に言う
『講座は、曜日ごとにスケジュールが組まれています。
そして、一日のうちで、３つの時間帯のクラスに分かれていて、
午前は10時から12時、
午後は14時から16時、
夜間は18時から20時、
いずれも2時間の講座となります。』
上記のように
大枠情報を説明してから、詳細なスケジュールを言うことで
聞き手は、情報を整理して聞けるため、
分かりやすくなります。
2.何を基軸にして説明していくか考える
大枠の情報から説明したら、次に、
表のどの項目を基軸にして説明していけばいいのか
考えましょう。
では、もう一度同じ表を提示します。
「曜日」を基軸にして、
『月曜日は・・・、
火曜日は・・・、』
と説明していくこともできますし、
「講座の種類」を基軸にして、
『書道は・・・、
カラオケは・・・、』
と説明していくこともできるでしょう。
これは、聞き手の状況から、
どちらが分かりやすいのかを考えてみたらよいでしょう。
例えば、受講したい講座がすでに決まっている人が多ければ、
「講座の種類」ごとに説明してあげると
自分の受けたい講座だけを集中して聞けばよいわけですし、
スケジュール重視で、空いている曜日に受講したい人が多そうであれば、
「曜日」ごとに説明する、ということです。
そして、詳細な説明を始める前に、それぞれ
『曜日ごとにご紹介します。』
または、
『講座の種類は４つあります。書道・茶道・カラオケ・ダンスです。
では、それぞれの講座ごとにスケジュールをご説明します。』
というように、
「今からどういう順序で説明していくのか」を言ってから
詳細説明を始めるようにしましょう。
このように、
表にまとめてあるものを、口頭で説明する時には、
何も考えずに話し始めてしまっては
失敗する可能性が高くなります。
失敗というのは、
「分かりにくい」「何を説明しているのか分からない」
という状態です。
説明を始める前に、
聞き手目線になって、頭の中で話の構成を考えてから
話し始めるようにしましょう。
その際に、
- 表の大枠（骨子となる）情報を先に言う
- 何を基軸にして説明していくか考える
を参考になさってください。
