分かりやすく説明するには、まず「今から何を話すのか」を明確に!【大阪/マンツーマン話し方教室】

ご覧いただきまして、ありがとうございます。
ビジネスパーソンのための「声と話し方の教室」講師の砂川です。



お仕事では、「説明する」場面が多々あると思います。


例えば、

  • プレゼンテーション
  • セミナーや勉強会
  • 報告や発表
  • 周知事項
  • 質問への回答

などでも、話す時には、必ずなんらかの「説明」を伴うはずです。



そんな時、分かりやすく説明するために、誰でもすぐに試せることを、今回はお伝えします。





それはズバリ!(タイトルにもありますが笑)

「今から何を言うのか(何の話をするのか)」をまず明確に伝えてから説明を始めることです。




単純で当たり前のことのようですが、

意外に出来ていない人が多いし、

やってはいるけれど、効果的に伝わっていないことも多いんですよね。



それでは、例を挙げていきましょう。


例題:以下の資料の内容を説明するとき



さて、上に提示した箇条書き資料の内容(資料の分かりやすさの良し悪しは今回は置いておいて)を、

口頭で説明する場合を考えましょう。


この資料を、聞き手も同時に見ながら聞いていると仮定しても構いません。



私がよく見聞きするのが、次のように話してしまう場合です。

「今から何を話すのか」が明確でない1

『災害時は、自宅までの距離が20km以上の人が、帰宅困難者となりえます。

各自の徒歩帰宅経路の確認、運動靴や簡易食糧の準備をお願いします。』

上記は、話し始めから、いきなり本題に入っている例です。



上記のように、文字(文章)にした場合には、全く問題がないのですが、

「話」は、一瞬で消えてしまう「音」です

ですから、話す時には、「音の流れる速さ」に対して、聞き手の理解が追い付かないでしょう。




いきなり本題(説明内容)に入る話は、聞き手を戸惑わせます。


聞き手は、

「この人は何を言おうとしているのか」

「何の話が始まったのか」

と、話の趣旨を探ろうと頭をフル回転させなければなりません





そうすると、「話(音)」は、聞き手の心まで届かず、頭上を流れ去ってしまうことも多いのです。



聞き手も同じ資料を見ているのであれば、

話を聞き流しながら、資料を目で見て理解するほうに労力を割くでしょう。



「今から何を話すのか」が明確でない2

災害時の帰宅困難対策についてご説明します。

自宅までの距離が20km以上の人が、帰宅困難者となりえます。

各自の徒歩帰宅経路の確認、運動靴や簡易食糧の準備をお願いします。』

上記では、一応、

『災害時の帰宅困難対策についてご説明します。』

と、「今から何を話すのか」を最初に提示していますね。



いきなり本題に入るよりは、聞いていて理解が追い付きやすくなったと言えます。




ですが!ここでも、「話」は一瞬で消える「音」であることを考慮してみましょう。


『災害時の帰宅困難対策について』

(音では、『さいがいじのきたくこんなんたいさくについて』

と聞いた時、時間にすると3~4秒でしょうか。


この3~4秒で、「今から何の話をするのか」を、聞き手は明確に把握できるでしょうか?



おそらく、なんとなく「災害のことを言うのだな」ぐらいの、

ぼんやりした理解にとどまってしまうと思われます。



そして、その数秒後には、話の本題が始まってしまうわけですから、

聞き手は、話を聞きながら(資料を見ている場合は、目での情報を得ながら)

「今、何の話をしているのか」を、またもや頭を回転させながら、徐々に把握していくことになるでしょう。




このように、「今から何について話すのか」を最初に言ってはいるけれど、

聞き手にとって、それが明確に理解(イメージ)できなければ、

順序立てて分かりやすく話せた、とは言えなくなるんですね。





では、聞き手に「今から何の話をするのか」を明確に示せる例をご紹介します。

「今から何を話すのか」を明確に提示できる

災害時の帰宅困難対策についてご説明します。

これは、勤務中に地震などの災害が発生して、

電車など交通機関が止まってしまった時のための対策です。

自宅までの距離が20km以上の人が、帰宅困難者となりえます。

各自、自宅までの徒歩での経路を確認しておいてください。


併せて、歩きやすい運動靴や、簡易的な食糧の準備もお願いします。』

上記のように、文字(文章)で書くと、少し冗長な感覚があるかもしれませんが、

一瞬で消える「話(音)」で聞いた場合には、

「今から何の話が始まるのか」を明確にイメージ・理解してから、続き(本題)を聞くことができます






今回の例題のように、

“資料に書いてある題名”を最初に述べるだけだと、話の趣旨を瞬時に把握できそうにない場合には、

具体的にイメージできる言葉を使って「今から何の話をするのか」を明確に示せるように工夫しましょう。



まとめ

このように、説明するときには、

「今から何の話をするのか」をしっかりと述べてから本題に入ると、

聞き手は、聞きながらあれこれ思考を巡らすこともなく、

順序立って理解していくことができるので、

分かりやすいと感じてもらえます。



話の全容が分かったうえで説明を聞くのと、

何の話か分からないまま説明を聞くのとでは、

伝わり方が全く違う
んですね。




とりわけ、PowerPointなどの資料を聞き手側も見ている時には、

資料の「題名」に書いてあるから分かるだろう・・・と、言うのを省略する人もいらっしゃいますが、

絶対にお勧めしません。



PowerPointなどの資料の”目からの情報”は、あくまでも話の補足です。

聞き手は、”目”を一生懸命に使うと(資料を読むことになると)、話を聞き流します。




「今から何について説明するのか」

「この資料は、何を表しているのか」

を伝えてから、本題に入ることを忘れないでくださいね。



説得力のあるプレゼン資料PowerPointの作り方と話し方のコツ