説明が分かりづらいと言われる原因は?②【大阪/マンツーマン話し方教室】

ご覧いただきまして、ありがとうございます。
人前で話すビジネスパーソンのための「声と話し方の教室」講師の砂川です。

 

前回の続きとして、「説明」が分かりづらくなってしまう原因を書いていきます。

前回記事をまだ読まれていない方は、

説明が分かりづらいと言われる原因は?①

上記リンクから、先にご覧くださいね。

 

さて、プレゼン・セミナー・会議・報告などで、「説明」した時に、

「分かりづらい」と言われてしまう、「伝わっていない」と自分で感じる原因として、4つあげていました。

  1. 言葉が足りない
  2. 話の順序が雑然としている
  3. いらない情報が多い
  4. 事実と憶測が混同している

今回は、3.と4.について、また同じ例題をあげていきたいと思います。

 

下記のイラストを、

のイラストを見ていない人に対して、言葉だけで、どんな場面のイラストなのかイメージできるように説明してくださ

 

3.いらない情報が多い

いらない情報が多いケースでは、たくさんの情報を一気に話してしまうことで、聞き手を混乱させてしまいます。

向かって左におじいちゃん、右におばあちゃん、おじいちゃんの斜め左後ろにお父さん、おばあちゃんの斜め右後ろにお母さん、前にお姉ちゃんと弟の6人家族がいます。

おじいちゃんとおばあちゃんは、緑色の服を着ていて、お父さんは水色、お母さんはオレンジの服を着ています。

お姉ちゃんはピンクで、弟は青い服で、家の前でみんな笑顔でこちらを向いています。

家は、1階には玄関扉と窓が1つ、2回には窓が2つあります。

実際に、これに近い説明をされる方がいらっしゃいます。

とにかく、目についたもの、思い付いたことを、片っ端から話していくんですね。

 

今回の例題では、どんな場面のイラストなのかイメージできるように説明してもらいたいのであって、

口伝えでイラストを再現して描いてほしいわけではありません。

 

ですから、家族全員の服の色や、細かい並び順などは、「どんな場面か」を説明するのには、おまけの情報で、

「イラスト全体の情景」を伝えて理解してもらった後で、必要なら付け足せばよいのです。

 

  • 「おじいちゃん」「おばあちゃん」等の呼称
  • 「右」「左」「後ろ」「斜め」等の方向
  • 「水色」「緑色」「オレンジ」等の色の名前

が、数々入り混じっている説明のため、聞き手の頭は混乱し、とてもイメージできません。

今、伝えようとしている目的と内容に対して、情報の取捨選択を考えていくことも、大切です。

 

4.事実と憶測が混同している

事実と憶測(主観)を混同して「説明」してしまう場合も、見受けられます。

また、同じ例題でみていきます。

のイラストを見ていない人に対して、言葉だけで、どんな場面のイラストなのかイメージできるように説明してくださ

 

両親と子供2人が、祖父母の家に遊びにいった場面のイラストです。

6人全員が家の前に並んで、こちらを向いて笑顔で手を振っています。

きっと、このように「説明」する人は、祖父母とは離れて住んでいて、一緒に暮らしたことがないのでしょう。

 

話す側が、”そう思った”ことを、話の中で使うことは良いのですが、

「両親と子供2人が、祖父母の家に遊びにいった」というのは、その人の主観(憶測)であって、

このイラストの事実は分かりません

 

ですから、まるで事実のように述べてしまうのは、特に仕事の「説明」の場面では、大問題なのです。

 

両親と子供2人が、祖父母の家に遊びにいった場面のように、私には見えます。

おそらく、両親と子供2人が、祖父母の家に遊びにいったのでしょうか。

 

など、聞き手が、事実ではなく憶測(主観)であると捉えられるように、表現しなければなりません。

 

そして、「6人全員が家の前に並んで、こちらを向いて笑顔で手を振って」いることは、イラストに描かれている事実ですから、これはしっかり断定しなければなりません。

 

事実と主観(憶測)をしっかりと分けて表現し、聞き手に誤解を与えないことが、正確で分かりやすい「説明」には求められます。

 


まとめ

分かりやすい「説明」って、本当に難しいな、とつくづく私も思っています。

特に、ぱっと即座に「説明」しなければならない場面だと、すごく頭を使いますよね。

 

その時の頭の使い方として、

  1. 言葉が足りない
  2. 話の順序が雑然としている
  3. いらない情報が多い
  4. 事実と憶測が混同している

のケースに当てはまらないように、という視点で考えて、話を組み立ててみてくださいね。