分かりやすい説明が”出来なかった”時にすべきこと【大阪/マンツーマン話し方教室】

ご覧いただきまして、ありがとうございます。
ビジネスパーソンのための「声と話し方の教室」講師の砂川です。

 

お仕事で、「説明する」場面って多々あると思うのですが、

簡単なことならまだしも、

ちょっと複雑なことや、相手が全く分からないことを「わかりやすく説明する」って、難しいんですよね。

 

会議での報告や、プレゼンや、商品説明などでも、「説明する」箇所がたくさんあると思います。

 

 

分かりやすく説明するコツについては、過去の記事に書いていますので、

以下のリンクからお読みください。

 

説明が分かりづらいと言われる原因は?①

説明が分かりづらいと言われる原因は?②

人前で説明する時の、最適な”話す速さ”が分からない原因

 

 

分かりやすく説明をするコツを習得して、実践しても、

聞き手が変われば、”伝わり方”も変わりますし、

Aさんは容易に理解できたけれど、Bさんにとっては分かりづらかった、ということも起こりうるわけです。

 

それくらい、毎回、万人にとって分かりやすい説明をすることは、難易度が高いことです。

 

 

ですから、説明をしている最中に、自分自身で”話の迷路”に迷い込んでしまって、

「何を言ってるんだろう?」

「これじゃ分からないだろうな」

と思いながら、それでも軌道修正できずにしゃべり続けてしまうこともあるのではないでしょうか。

 

また、説明をしていくうちに、聞き手の頭が「?」マークでいっぱいになっていると、感じることもあるでしょう。

 

では、そんな時には、どうすればいいのでしょうか?

 

 

まずは、「分かりにくい説明」だと自分で気付くこと

そもそも、「今の説明は分かりにくかった」と自分で気付かなければ、対処のしようがありません。

まずは、自分で気付くことが大切です。

 

そのために大事なのは、

  1. 自分の説明を客観的に聞くこと

  2. 聞き手の反応をよく観察すること

です。

 

1.自分の説明を客観的に聞くこと

説明をするときには、

「どんな言葉を使って、

どんな内容を、

どの順序で、

どこまで言うのか」

を、聞き手の立場になって、考えると思います。

 

それに加えて、説明をしながら、自分自身の話を、聞き手と一緒に”聞く”ことをしましょう。

 

 

話すことに一生懸命になりすぎて、自分がどんな風に話しているのかを聞けない人もいらっしゃいますが、

それでは、成長がありません。

 

いつでも、「聞き手目線」は大切です。

 

2.聞き手の反応をよく観察すること

説明するときには、順序立てて話をすると思いますので、

要所要所で、聞き手の反応をよく見て、「どこで話が分かりにくくなったのか」を確認していきましょう。

 

聞き手の反応が分かりづらければ、

『ここまでが○○でしたが、よろしいですか?』

など、確認の言葉を入れてもよいと思いますが、

イマイチ分かっていなくても、とりあえず「はい、大丈夫」と流してしまう人も多いです(笑)

 

 

それよりも、”聞き手の様子”から、「?」マークが漂っているか、分かるようになるといいですね。

 

 

気付いたらすべきことは、「認める」「やり直す」「まとめる」

説明をしながら、

「この話は迷宮入りしてきたな」

「この説明では、全然伝わっていないな」

と気づいて、このままでは立て直せそうになかったら、

その時点で、「分かりにくかった」と認めてしまいましょう

 

『すみません。今の説明は分かりにくかったですね。』

と冷静に言ってしまうことで、その後の立て直しがしやすくなります。

 

また、こうやって、堂々と認めてしまえる人の方が、どっしりと構えた印象で、信頼感を持たれやすいです。

 

 

 

そして、時間が許すのであれば、失敗を踏まえて、もう一度、説明し直しましょう

 

『もう一度、○○から説明します』

と、言うことで、聞き手の頭もリセットされます。

 

話の順番を整理したり、もっとかみ砕いて話すなど、失敗を生かしてやり直すことです。

 

ここで、「自分の説明を客観的に聞く」「聞き手の反応をよく観察する」が出来ていれば、

何がダメだったのか、どうすればより分かりやすくなるのかが、自ずと分かってきます。

 

 

 

もし時間がないのであれば、大事なことを簡単にまとめましょう

 

『色々とご説明しましたが、要するに○○なんです。』

のように、この説明で一番理解してもらいたかったことを、端的にお話しするんですね。

 

これは、一言でまとめるということではないので、内容によって工夫しましょう。

 

 

端的にまとめて話すコツとしては、過去の記事に書いていますので、

以下のリンクからどうぞ。

「簡潔にまとめる」「端的に話す」ポイントとは?

 

 

まとめ

このように、

「自分が分かりにくい説明をしているなー」

「相手に?マークがいっぱい出ているなー」

と気づいたら、その時点で「分かりにくかった」と認めて、説明し直してみましょう。

 

もし時間がなければ、大事なポイントを端的にまとめてお話しましょう。

 

 

いずれにしても「認める」ことは、大切です。

 

これ、プライドが高いとなかなか出来ないですし、話すのに自信がない人ほど、なんとか取り繕おうとするのですが、

結局、「分かりにくい話」をしたまま終わってしまうのであれば、逆効果です。

 

 

分かりやすく説明することは簡単ではないと、みんな知っていますので、

「分かりにくかった」と認めて、やり直して、最後は聞き手に”腑に落ちて”もらって終わることが、一番の対処法です。