説明が分かりづらいと言われる原因は？②【大阪/マンツーマン/ボイトレ・話し方教室】

ご覧いただきまして、ありがとうございます。
ビジネスパーソンのための「声と話し方の教室」講師の砂川顕子です。

 

前回の続きとして、

「説明」が分かりづらくなってしまう原因を書いていきます。

 

前回記事をまだ読まれていない方は、下記リンクから、先にご覧くださいね。

説明が分かりづらいと言われる原因は？①

 

 

さて、プレゼン・セミナー・会議・報告などで「説明」した時に、

「分かりづらい」と言われてしまう

「伝わっていない」と自分で感じる

原因として、4つあげていました。

 

1. 言葉が足りない
   
   
2. 話の順序が雑然としている
   
   
3. いらない情報が多い
   
   
4. 事実と憶測が混同している
   
   

今回は、3.と4.について、

同じ例題をあげていきたいと思います。

 

下記のイラストを、

「このイラストを見ていない人に対して

言葉だけで、どんな場面のイラストなのかイメージできるように

説明してください」

 

　　　　　　　

3.いらない情報が多い

いらない情報が多いケースでは、

たくさんの情報を一気に話してしまうことで

聞き手を混乱させてしまいます。

実際に、上記の例に近い説明をされる方がいらっしゃいます。

 

とにかく、目についたもの、思い付いたことを

片っ端から話していくんですね。

 

 

今回の例題では、

どんな場面のイラストなのかイメージできるように説明してもらいたいのであって、

口伝えでイラストを再現して描いてほしいわけではありません。

 

ですから、家族全員の服の色や、細かい並び順などは、

「どんな場面か」を説明するのには、おまけの情報でしかなく、

「イラスト全体の情景」を伝えて理解してもらった後で

必要なら付け足せばよいのです。

また、

• 「おじいちゃん」「おばあちゃん」等の呼称
  
  
• 「右」「左」「後ろ」「斜め」等の方向
  
  
• 「水色」「緑色」「オレンジ」等の色の名前
  
  

が、数々入り混じっている説明のため、

聞き手の頭は混乱し、とてもイメージできません。

 

今、伝えようとしている目的と内容に対して、

情報の取捨選択を考えていくことも、大切です。

 

 

4.事実と憶測が混同している

事実と憶測（主観）を混同して「説明」してしまう場合も、見受けられます。


また、同じ例題でみていきます。

「このイラストを見ていない人に対して、

言葉だけで、どんな場面のイラストなのかイメージできるように

説明してください」

　　　　　

きっと、このように「説明」する人は、

祖父母とは離れて住んでいて

一緒に暮らしたことがないのでしょう。

 

話す側が、”そう思った”ことを

話の中で使うことは良いのですが、

「両親と子供2人が、祖父母の家に遊びにいった」

というのは、その人の主観（憶測）であって、

このイラストの事実は分かりません。

 

ですから、まるで事実のように述べてしまうのは、

特に仕事の「説明」の場面では、大問題なのです。

 

 

『両親と子供2人が、祖父母の家に遊びにいった場面のように、私には見えます。』

『おそらく、両親と子供2人が、祖父母の家に遊びにいったのでしょうか。』

など、事実ではなく憶測（主観）であると捉えられるように

表現しなければなりません。

 

 

そして、

『6人全員が家の前に並んで、こちらを向いて笑顔で手を振っている』ことは、

イラストに描かれている事実ですから、

これはしっかり断定しなければなりません。

 

 

事実と主観（憶測）をしっかりと分けて表現し、

聞き手に誤解を与えないことが、

正確で分かりやすい「説明」には求められます。

 

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まとめ

分かりやすい「説明」って、本当に難しいな、と

つくづく私も思っています。

 

特に、ぱっと即座に「説明」しなければならない場面だと、

すごく頭を使いますよね。

 

その時の頭の使い方として、

1. 言葉が足りない
   
   
2. 話の順序が雑然としている
   
   
3. いらない情報が多い
   
   
4. 事実と憶測が混同している
   
   

のケースに当てはまらないように、という視点で考えて、

話を組み立ててみてくださいね。